Te veel informatie, hoe ga je daarmee om?

Van de week was in het nieuws dat 28 procent van alle werknemers (ruim 2,1 miljoen mensen in Nederland) op een werkdag zoveel informatie krijgt dat zij moeite hebben om dit snel genoeg te verwerken. Dit blijk uit de nieuwste cijfers van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) 2018 van het CBS en TNO. In 2014 was dat nog 25 procent. Het CBS meldt bovendien dat werknemers die een overvloed aan informatie ervaren, ontevredener over hun arbeidsomstandigheden zijn en een sterkere wens hebben om te vertrekken bij hun huidige werkgever. Het is dus echt wel een issue voor mensen en als jij een beetje op mij lijkt, vast ook voor jou.

Mails die binnenkomen, telefoontjes via de vaste lijn en mobiel.  Tussendoor whats-app berichten (privé en werk). En als je net als ik in een kantoortuin werkt, is de kans nog groter dat je vaak onderbroken wordt in je werk en afgeleid raakt.   Het schijnt dat je gemiddeld 20 minuten nodig hebt om weer goed te kunnen focussen op waar je mee bezig bent.

Buiten m’n werk vind ik het trouwens ook niet simpel om de informatiestroom bij te houden. Maar daarover heb ik het vast nog een andere keer.

Bij de conclusies van het CBS staat niet wat de oplossingen zouden kunnen zijn. Dat is dus aan de (arbeids)psychologen, coaches en therapeuten. De tips die ik veel tegenkom zijn:

• bekijk hooguit 2 x per dag je e-mail en handel alles dan meteen af;
• plan vergaderingen ’s middags in plaats van ’s ochtends, omdat (de meeste) mensen ’s ochtends productiever zijn;
• doe een koptelefoon op als je aan het werk bent, dan hebben mensen minder de neiging je te storen.

Ik denk dat dit goede tips zijn en pas ze zeker toe als ze passen bij jou en je werkomstandigheden! Zelf lukt het mij niet om ze toe te passen en misschien wil ik het ook helemaal niet. Want:

– ik ben te nieuwsgierig om m’n mail maar een paar x per dag te openen en het maakt me ook onrustig, want er kan iets tussen zitten wat vanuit mijn verantwoordelijkheid belangrijk is om direct op te pakken.

– Alleen maar ’s middags vergaderen is vanwege de volle agenda’s van collega’s en werkrelaties bijna niet te doen. Bovendien ben ik iemand die juist ’s middags in de flow komt. Voor mij zijn de middagen daarom ook heerlijk om lekker aan m’n bureau te werken.

– en dat doe ik liever niet met een koptelefoon op, want dan voel ik me te afgesloten. 

Kortom, ik ben vrij eigenwijs als het gaat om praktische tips opvolgen. Als jij je daar in herkent, lees dan verder over wat mijn oplossingen zijn om me niet gek te laten maken door de veelheid aan informatie die op ons afkomt.

Mijn ervaring

Om te beginnen wil ik je iets over een eigen ervaring vertellen.

In de tijd dat ik aan het herstellen was van een burn-out werd me in een sessie met een coach duidelijk hoe ik altijd bezig was met het reageren op wat er op me af kwam. Ik was geneigd om à la minuut te reageren op elke vraag of behoefte van iemand uit m’n omgeving. Op m’n werk waren  vooral de binnenkomende e-mails een trigger. Naar mijn idee moest ik op elke mail die ik kreeg direct reageren, want als ik dat niet deed kreeg ik een beeld van mensen die vol ongeduld op de tafel aan het tikken waren tot ze eens antwoord van mij zouden krijgen.

De coach gaf me daarvoor een praktische oefening mee. Ze gaf me het advies om bij elke e-mail die ik kreeg “lk hoef helemaal niks” te zeggen of te denken. 

M’n patroon veranderde

Voor de coachsessie dacht ik nog dat het normaal was om zo snel mogelijk te reageren op alle vragen die op me af kwamen. Maar toen snapte ik dat het een patroon in mij was die helemaal niet nodig is. Mensen hebben wel wat anders te doen dan ongeduldig op mijn reactie wachten.  Later realiseerde ik me dat ik dezelfde reactiesnelheid van anderen verwachtte! Je kunt wel nagaan hoeveel onrust dat bezorgde.   Ik ging m’n mail extra checken om te zien of ik al reactie had. Dus was ik voortdurend afgeleid, ofwel omdat ik zelf ergens op moest reageren, ofwel omdat ik reactie verwachtte. 

Het patroon was hardnekkig, en die oefening was daarom echt goed. Elke keer dat er een e-mail bericht binnenkwam herhaalde ik braaf die zin: ‘ik hoef nu helemaal niks’. En op een gegeven moment was die zin niet meer nodig. Ik had m’n patroon veranderd!

Werk je reactief, of vanuit jezelf?

In het programma Nieuwsweekend op radio 1 van de NPS hoorde ik een interview met Carien Karsten naar aanleiding van het CBS-onderzoek. Zij is psychotherapeut en coach en ze schreef verschillende boeken, onder andere over stress en burn-out. Zij gaf ook een aantal van bovenstaande tips, maar zij zei ook iets waar het volgens mij werkelijk om draait: “Als je steeds onder druk staat, voel je niet meer dat je het doet vanuit jezelf”

Dat is precies wat ik herken vanuit m’n eigen ervaring. Ik had het gevoel dat ik geleefd werd door alle informatie die er binnenkwam en waar ik iets mee moest. Uiteindelijk heb ik geleerd dat ik geen voldoening haal uit alleen maar reageren op anderen. Mijn voldoening in m’n werk haal ik vooral uit dingen creëren en iets tot stand kunnen brengen.

Mijn tips

Daarom een aantal extra tips van mij om om te gaan met informatieovervloed:

• Ga eens na waarom je druk bent met het reageren op anderen. Ben je bang dat je je werk niet goed genoeg doet in de ogen van anderen? Bedenk dan dat je met heel de tijd reageren op anderen niet toekomt aan wat jij echt wilt realiseren.
  Focus op wat je werkelijk tot stand wilt brengen en wat jij echt belangrijk vind.
• Vraag je bij elke e-mail, whats-app, sms af of jouw reactie á la minute nodig is. Kan je later reageren? Moet je überhaupt reageren? Je zult merken dat heel veel dingen zich al oplossen zonder jouw inmenging.
  Markeer de belangrijke mails/berichten als ongelezen of met een ‘to do’ teken (in outlook is dat een vlaggetje) en reserveer tijd om die berichten langs te lopen en op te pakken.
  Als er dingen tussen zitten die je wel belangrijk vind, maar waar je door andere prioriteiten geen tijd voor hebt, laat mensen dat dan weten. Dat geeft rust, omdat mensen weten wat ze aan je hebben.
• Als je echt even zonder onderbreking wilt werken, bekijk dan de mogelijkheden om af en toe thuis te werken of een andere plek waar jij de rust en focus hebt. Laat eventueel nog aan je collega’s weten dat je dan een deel van de dag ook telefonisch niet bereikbaar bent.

Deze tips kan je ook toepassen op collega’s die tussentijds een beroep op je doen (of hun ei kwijt willen) en telefoontjes die binnen komen. Jij alleen weet wat voor jou prioriteit heeft, en jij bent dus degene die bepaalt waar je op dat moment wel of (nog) niet aandacht aan geeft.

Het is niet moeilijk om de hele dag door te rennen. Je volop te storten op alles wat er op een dag te doen is en op je afkomt. ’s Avonds kan het dan gebeuren dat je nog veel te verwerken hebt en de lastigere momenten van die dag nog door je heen flitsen. Soms kom je daar pas aan toe als je eindelijk in je bed ligt. Je wilt graag slapen, maar dan begint het verwerken pas. Misschien raast de adrenaline nog door je lijf. Of je voelt je opeens rot over hoe je hebt gereageerd op iemand die dag.